Frissítés

  Kérjük frissítéskor legyenek türelemmel, és várják meg a frissítési folyamat befejezését! Sikeres frissítés esetén a bejelentkező ablak alján az új verziószámnak kell megjelenni. Ha továbbra is a régi látható, akkor ismételjék meg, de várjanak több időt az egyes lépések között. Aktuális verzió 1.3.3.4.

Kérjük, az évváltás időszakában gyakrabban ellenőrizzék az interneten, került-e fel frissítés.

Fontos, hogy mindig nézzék meg, mi változott! Ha más végzi a frissítést, nyomtassa ki az ismertetőt a keret jobb alsó sarkában található nyomtató ikonnal.

Új statisztika

 A statisztika tartalmában nem változott, azonban a központilag kiadott Excel file két munkalapossá vált. Az elsőn a fedlap adatai, a statisztikai adatok pedig a második lapn találhatók. A statisztika többször is futtatható.

Évzárás

 Ha van 2011-es iktatás elmaradás 2012-ben is be lehet fejezni a 2011-es évet, az évzárás lefuttatásáig a program a 2011-es évbe fog iktatni (nem függ a napi dátumtól).

Ennek ellenére hatékony megoldás a számítógép gépidejének visszaállítása (Vezérlőpult/Dátum, Idő). Ekkor ugyanis a program 2011-es dátumot kínál fel mindenhol, és az automatikusan rögzített időpontok is 2011-esek lesznek (analitika, iktatás időpontja).

A 2011-es évet a Rendszer/Évzárás menüpontban kell zárni.

Amennyiben 2011-ben telepítették a szoftvert, de még nem iktattak, akkor is szükséges az évzárás futtatása, hogy az aktuális év 2012 legyen!

Az évzárás felkínálja, hogy létrehozza-e az előző évi iktatókönyvek alapján a tárgyévieket. Igen esetén az új iktatókönyvek azonos néven, azonos jogosultságokkal és beállításokkal jönnek létre. Ha az iktatókönyv neve pl. "Iktatókönyv 2011" volt, a program "Iktatókönyv 2012" néven hozza létre az újat.

A program nem engedi, hogy az évzárást többször is futtassák.

Iktatás, módosítás az előző évre

 Az évzárás funkció lezárja a 2011. évi iktatókönyveket. Azonban az évváltás után is módosítható minden adat a 2011-es könyvekben. Emellett a program engedélyezi alszámok felvitelét is a módosító képernyőn. Alszám felvételéhez rá kell keresni az ügyiratra, majd az "Új iktatás"-ra kattintva a vezérlő panelen indítható az alszám iktatása. Más módon (gyorsiktatás, stb.) nem lehet alszámot iktatni, mert a többi esetben iktatókönyvet is kell választani és már csak az új évi iktatókönyvek jelennek meg. Új főszámot csak a 2012-es évre lehet felvenni. 2011-es iratokat el lehet intézni, irattárba helyezni, hatósági adatokat ("A" adatlapot) felvenni.

Gyűjtők

Az önkormányzatok iratkezelésének ellenőrzése során a leggyakoribb kifogás, hogy az önkormányzatok továbbra is alkalmazzák a gyűjtőszámokat, illetve „sok alszámos” iktatásnak „álcázzák” a gyűjtőket.

A Ket. szerint minden ügyet (aminek más az ügyfele) önálló főszámra kell iktatni.

Kézi iktatásnál ez lehetetlen elvárás, de számítógépes iktatásnál pontosan ugyanannyi idő alatt lehet főszámra vagy gyűjtős alszámra iktatni valamit. A program licenc sem korlátozza a főszámok számát. A gyűjtők elkülönítésére inkább önálló iktatókönyvet célszerű felvenni és kerülni (vagy legalább csökkenteni) kell a gyűjtőket.

 Tömeges irattározás és A adatlap

Sok olyan lehetőség van a programban, amely meggyorsítja az Önök munkáját. Az évzárás során az két menüpontra szeretnénk felhívni figyelmüket:

„Iktatás / Tömeges irattározás”

Ez akkor hatékony, amikor az ügyintéző behoz egy halom elintézett ügyiratot. A jellel megnyitva rögzíthetők az A adatlapok, egyenként, vagy többet kijelölve irattárba helyezhetők az ügyiratok.

„Iktatás / Tömeges A adatlap felvitel”

Itt egy ügyintéző azonos típusú kimenő irataihoz egy lépésben tudjuk egyszerre megadni az A adatlapokat (pl. az összes végzéshez).